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履歴書の書き方がわからない初心者は基本から確認しよう
就職や転職で履歴書が必要になったものの、「どこから書けばいいのかわからない」「書き方を間違えないか心配」と感じる方もいるでしょう。履歴書には氏名や連絡先だけでなく、学歴・職歴、資格、志望動機など複数の項目があります。
最初からすべてをきれいに仕上げようとすると迷いやすいため、まずは必要な情報を整理してから順番に作成することが大切です。基本的な書き方と確認するポイントを押さえておけば、初心者でも落ち着いて準備しやすくなります。
履歴書を書く前に必要な情報を整理する
履歴書を書き始める前に、学歴や職歴、取得している資格などを整理しておきましょう。特に入学・卒業、入社・退職の年月は、記憶だけに頼ると間違える可能性があります。卒業証書や過去の履歴書など、確認できるものがあれば照らし合わせておくと安心です。
また、応募する企業の求人情報も確認しておきます。仕事内容や求められている経験などを把握しておくと、志望動機や自己PRを考える際の参考になります。先に材料をそろえてから書き始めることで、途中で何度も調べ直す手間を減らせます。
日付や氏名などの基本情報を丁寧に記入する
履歴書の上部には、日付、氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレスなどを記入します。基本的な項目だからこそ、誤字や数字の入力間違いがないか確認しましょう。メールアドレスは応募先からの連絡を受け取れるものを使用し、普段から確認できる状態にしておくことも大切です。
日付については、履歴書内で西暦と和暦が混在しないように表記をそろえると見やすくなります。パソコンで作成する場合も入力後に読み返し、氏名の漢字、住所、電話番号などに誤りがないかチェックしましょう。
履歴書の写真は提出前に確認する
証明写真が必要な履歴書では、応募用として適した写真を準備します。服装や髪型を整え、顔がわかりやすい写真を選びましょう。写真のサイズについては使用する履歴書の指定を確認します。
紙の履歴書では、写真を貼り付ける位置や向きにも注意が必要です。Web上で履歴書を作成する場合は、写真データをアップロードする形式になっていることもあります。応募方法によって準備が異なるため、提出先の案内を確認してから用意するとスムーズです。
履歴書の学歴・職歴・資格欄を書くときのポイント
履歴書の中でも初心者が迷いやすいのが、学歴・職歴や資格の欄です。「どこから書けばいいのか」「会社名はどこまで書くのか」など、細かな部分が気になることもあります。大切なのは、採用担当者がこれまでの経歴を確認しやすいように、事実を整理してわかりやすく記載することです。
学歴は学校名などを省略せずに書く
学歴を書くときは、入学・卒業の年月と学校名を確認して記入します。「高校」のように略すのではなく、正式名称を確認して記載するとよいでしょう。大学や専門学校などでは、学部・学科まで記入すると、どの分野を学んできたのかが伝わりやすくなります。
どの学歴から記載するか迷う場合は、使用する履歴書の形式や応募先からの指定を確認しましょう。重要なのは、年月や学校名に間違いがないことです。書き終えたら、入学から卒業までの流れに不自然な部分がないか時系列で確認してみてください。
職歴は勤務先と入退社の流れがわかるようにする
職歴では、これまで勤務した会社について入社・退職の順に記載します。会社名は略称ではなく正式名称を確認して書きましょう。複数の勤務先がある場合は、年月の順番をそろえることで経歴を確認しやすくなります。
転職回数が多い場合でも、欄を埋めるために無理に説明を省略するのではなく、まず事実関係を正確に整理することが大切です。派遣社員など雇用形態によって記載方法に迷う場合は、誰に雇用され、どこで勤務していたのかがわかるよう整理します。応募先から指定の書き方がある場合は、その方法を優先しましょう。
免許・資格は応募する仕事との関係も考えて記載する
免許・資格欄には、取得している免許や資格について、取得年月と正式名称を確認して記入します。普段略称で呼んでいる資格でも、履歴書では正式名称を調べてから書くと間違いを防ぎやすくなります。
資格を複数持っている場合は、応募する仕事との関連性も考えながら整理しましょう。まだ取得していない資格を取得済みのように記載することは避けます。現在勉強している資格について伝えたい場合は、取得済みの資格と混同されないよう表現に注意し、事実がわかる形で記載することが重要です。
志望動機や本人希望欄まで確認して履歴書を仕上げよう
基本情報や職歴を書き終えたら、志望動機や本人希望欄などを作成します。ここでは単に欄を埋めることを目的にせず、応募先に伝えたい内容を整理することがポイントです。完成後には誤字脱字だけでなく、履歴書全体の内容に矛盾がないかも確認しましょう。
志望動機は応募先を選んだ理由を整理して書く
志望動機では、「なぜこの仕事に応募したのか」「これまでの経験をどのように活かしたいのか」といった内容を整理します。思いつかない場合は、求人情報の仕事内容や応募条件を読み直し、自分が興味を持った部分を書き出してみると考えやすくなります。
たとえば事務職へ応募する場合でも、「事務の仕事を希望している」だけではなく、これまで経験した電話対応やデータ入力など、応募先で活かせそうな経験と結び付けると具体的になります。他社にもそのまま使える文章ではなく、自分の経験と応募理由が自然につながっているか確認しましょう。
本人希望欄は求人情報を確認してから記入する
本人希望欄は、自分の希望を自由に並べるための欄と考えるのではなく、応募にあたって伝える必要がある事項を整理して記入します。勤務時間や勤務地などについて条件がある場合は、まず求人情報に書かれている条件を確認しましょう。
給与や休日などの希望についても、募集内容との違いを確認せずに記入すると認識のずれにつながることがあります。特に伝える事項がない場合は、空欄のままにするのではなく、使用している履歴書の一般的な記載方法を確認したうえで対応するとよいでしょう。
履歴書は提出する前に全体を読み直す
履歴書が完成したら、すぐに提出せず最初から最後まで読み直します。氏名や連絡先、年月、会社名、資格名などの間違いがないか確認し、志望動機についても文章が途中で切れていないか、読みづらい表現になっていないかチェックしましょう。
パソコンで作成した履歴書では、文字の大きさや位置が崩れていないかも確認します。PDFで提出する場合は、変換後のファイルを実際に開いて確認しておくと安心です。応募先からファイル形式や提出方法が指定されている場合は、その案内に合わせましょう。
履歴書の書き方は項目ごとに整理すれば初心者でも進めやすい
初めて履歴書を書くときは、学歴や職歴、志望動機など考えることが多く、難しく感じるかもしれません。しかし、必要な情報を最初に集め、基本情報、学歴・職歴、資格、志望動機というように項目ごとに整理すれば、一つずつ進めやすくなります。
特に大切なのは、履歴書を無理に立派に見せようとするのではなく、確認できる事実を正確に記載し、自分の経験や応募理由をわかりやすく伝えることです。完成後は求人情報や応募先の指定と照らし合わせながら全体を見直し、記入漏れや間違いがないことを確認してから提出しましょう。
